Wat kan je doen om de afhandeling van een tentamen zo goed mogelijk te organiseren?

Het tentamen is afgelopen. De taak van de surveillanten zit er op en voor examinatoren begint het nu pas echt; de tentamens moeten nagekeken worden. Met de student als klant in gedachten, wil je zo snel mogelijk het resultaat van een tentamen kenbaar maken. Voor examinatoren is dit een hele taak, zeker als het gaat om open vragen. Het is wel belangrijk dat het nakijken goed gebeurt.

Veel instellingen handelen niet conform de privacywet met de afronding van tentamens.

In de vorige blog las je wat de aandachtspunten zijn bij het afnemen van een tentamen. In deze blog bespreek ik de verwerking van tentamens. Veel instellingen handelen niet conform de privacywet met de afronding van tentamens. Wat kan de opleiding doen om hun proces zodanig te optimaliseren dat je wel voldoet aan deze regels?

Wet op hoger onderwijs

Over de termijn waarbinnen iets nagekeken moet worden of andere vraagstukken over de afronding van een tentamen wordt niks gezegd in de wet op hoger onderwijs. Dit betekende vroeger dat alles wat te maken heeft met de afronding van tentamens door een onderwijsinstelling zelf mag worden bepaald en vastgelegd in het onderwijs en examenreglement (OER). Echter is er een ding dat veel instellingen hierbij over het hoofd zien. Sinds 2016 is er een nieuwe wet over privacy, genaamd de AVG. Hierin zijn privacyregels sterk aangescherpt, waardoor er veel nieuwe wetten zijn die persoonsgegevens moeten beschermen.

De boetes van de nieuwe AVG-wetgeving kunnen oplopen tot €20 miljoen.

Wat is er veranderd

Recentelijk heeft het hogere hof een uitspraak gedaan, waaruit blijkt dat antwoorden op een tentamen ook onder de categorie persoonsgegevens vallen. Dit heeft het volgende te betekenen voor onderwijsinstellingen:

• Studenten hebben altijd het recht tentamens in te zien. Het is hierdoor niet mogelijk studenten te binden aan vaste inzagemomenten. Ook hebben studenten hierdoor het recht een kopie te maken van hun eigen antwoorden, ook als hier commentaar van de examinator bij staat. Tentamenvragen zijn bezit van de opleiding, hierover mag dus wel in het OER bepaald worden of je hier wel of geen kopie van mag maken.
• Tentamens mogen niet zonder noodzaak bewaard worden. De AVG-wetgeving stelt dat persoonsgegevens niet onnodig bewaard mogen worden. Zonder toestemming van studenten mag je als opleiding dus niet tentamens jaren bewaren in een archief. Nadat de cijfers officieel zijn en het hele proces is afgerond moeten de persoonsgegevens vernietigd worden.

Uit een klein onderzoek dat ik heb uitgevoerd bij verschillende hoger onderwijsinstellingen in Nederland, blijkt dat deze uitspraak niet bekend is en/of nageleefd wordt. De urgentie voor het onderwijs om aanpassingen door te voeren is groot, gezien de boetes van de nieuwe AVG-wetgeving kunnen oplopen tot €20 miljoen. Dit betekent voor veel instellingen dat het tentamenproces nog een keer grondig onder de loep moet worden genomen, om het op een juiste manier her in te richten.

Mogelijkheden voor verbeteringen

Deze nieuwe regelgeving is een kans voor onderwijsinstellingen om het proces van inzien en bewaren van tentamens verder vorm te geven. Hierbij zien wij twee kansen om het proces verder te stroomlijnen:

• Studenten dienen zelf met een vraag te komen om hun persoonsgegevens in te zien. Indien een instelling dit kan faciliteren binnen een vast proces is het voor een student altijd duidelijk hoe hij een tentamen kan inzien. Hiermee vervallen de verplichte inzage-uren van de docent en krijgt de student meer mogelijkheid het gemaakte werk in te zien.
• Nu je het proces gaat herzien, kan je van de gelegenheid gebruik maken het te moderniseren. Veel opleidingen slaan hun gegevens over het verloop van een tentamen nu nog op papier op. Wanneer je het proces aan het vernieuwen bent kun je er voor kiezen dit te digitaliseren. Zo kun je achteraf analyses uitvoeren op het verloop van het proces.

Door nieuwe wetgeving zullen onderwijsinstellingen anders om moeten gaan met tentamens. Dit lijkt in eerste instantie vervelend, maar biedt ook een kans om de huidige processen kritisch te evalueren. Zo kan vanuit een externe noodzaak een verbeterslag gemaakt worden. Meer weten hoe Academy Attendance hierbij kan helpen? Neem contact op.

Wil je op de hoogte worden gehouden van deze blog serie? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.