Features

Aanwezigheidsregistratie

Academy Attendance maakt aanwezigheidsregistratie een eenvoudig en snel proces. Wij bieden verschillende registratiemethodes aan die per werk- of lesvorm aanpasbaar zijn. Hierdoor kan voor elke type les de passende registratiemethode ingezet worden.

Registratiemethodes die wij aanbieden

Zelfregistratie

Zelf registratie

Studenten registreren zichzelf zonder tussenkomst van een medewerker voor een activiteit. Binnen het tijdslot van de les kunnen studenten inchecken.

Code

Aanwezigheidsregistratie met code

De docent ontvangt binnen Academy Attendance en/of de mail de code en geeft aan het begin van de les de code vrij waarna de studenten in Academy Attendance de code invullen. Dit kan gaan om een pincode die studenten zelf invoeren of een QR-code die studenten scannen.

Beacon

Beacon aanwezigheidsregistratie

In ieder lokaal wordt een beacon geplaatst die een bluetooth signaal uitzendt. De student kan een connectie maken met de beacon wanneer hij/zij in het lokaal is en zichzelf inchecken.

RFID kaart

Aanwezigheidsregistratie met RFID kaart

De studentenkaart wordt gescand door de docent met de telefoon of scanner waarna de student automatisch geregistreerd is voor de les.

Ticket

Aanwezigheidsregistratie met ticket

Vanuit Academy Attendance wordt een uniek ticket met QR-code verstuurd naar de student. Tijdens de onderwijsactiviteit scant de docent de QR-code om de aanwezigheid te bevestigen.

Presentielijst

aanwezigheidsregistratie met een digitale presentielijst

Met de presentielijst registreert de docent snel en eenvoudig de aanwezigheid. De docent vinkt de studenten aan die aanwezig zijn. Het is ook mogelijk om foto’s van de studenten toe te voegen aan de klassenlijst.

Zelfregistratie Code Beacon RFID-kaart Ticket Presentielijst
Registratie door Student Student Student Docent Docent Docent
Bevestiging mogelijk Door docent Door docent Door student
Benodigde hardware Beacons Scanner
Betrouwbaarheid Beperkt Middel Hoog Hoog Hoog Hoog
Webapp
Native app
In LMS (LTI)


Vraag een gratis demo aan

Neem contact met ons op via onderstaand formulier om een demo van ons platform
Academy Attendance in te plannen. Wij beantwoorden graag uw vragen en bespreken
de mogelijkheden.



Administratie & Inzicht

Academy Attendance verwerkt automatisch alle gegevens en geeft deze weer in gepersonaliseerde overzichten en grafieken. Administratie heeft inzicht in alle data, terwijl docenten, studiebegeleiders en studenten alleen de gegevens zien die voor hen relevant zijn en waar zij recht toe hebben. Hiermee krijgt iedereen binnen de organisatie precies de gegevens die hij of zij nodig heeft om te reflecteren, het onderwijs te verbeteren en het studiesucces te verhogen.

Inzicht voor de docent

Aanwezigheidsoverzichten

Docenten kunnen in één oogopslag zien welke studenten wanneer aanwezig zijn geweest in de aanwezigheidsoverzichten. Binnen de overzichten kan de docent filters toepassen zodat de docent eenvoudig de data kan vinden waar hij/zij naar op zoek is.

Aanwezigheidsoverzicht
Inzicht in de aanwezigheid van studenten

Is er een trend in de opkomst van mijn lessen?

Docenten zien binnen Academy Attendance de aanwezigheid bij hun lessen. Deze informatie wordt gebundeld in een overzicht van het bijbehorende vak. Deze overzichten kan de docent gebruiken om ook tijdens het vak te evalueren en de lessen in het vervolg nog beter te maken.

aanwezigheidsoverzicht van een vak
Overzicht van een vak

Wat is het studiegedrag van mijn studenten?

Studiebegeleiders zien direct welke studenten aanwezig of afwezig waren deze dag of week. Zo kan de studiebegeleider problemen bij studenten eerder signaleren en zo de studenten nog beter begeleiden.

Het studiegedrag ten opzichte van de rest.

Inzicht voor de administratie

Real-time inzicht

In het Live Rooster kan de administratie direct inzien voor welke lessen de aanwezigheid wel en niet is bijgehouden. Hierdoor worden gaten in de administratie voorkomen.
Lessen waarin de aanwezigheid is geregistreerd kleuren
groen en lessen waarin de aanwezigheid niet is geregistreerd kleuren rood.

Live aanwezigheidsrooster

Wekelijks inzicht in studieuitval

Door wekelijks inzicht te hebben in hoeveel studenten actief zijn, is het gedurende het jaar precies inzichtelijk wanneer studenten niet langer actief zijn. Dit stelt de opleiding in staat om studieuitval tegen te gaan of te ontdekken waarom studenten stoppen met de opleiding en dit aan te pakken.

Inzicht in stdieuitval

Inzicht voor de student

Studenten kunnen eenvoudig en snel hun eigen aanwezigheid inzien op hun telefoon, tablet en laptop.

Inzicht aanwezigheid student

Aanwezigheid in de agenda

Inzicht aanwezigheid student

Aanwezigheidsoverzichten per les

Inzicht aanwezigheid student

Aanwezigheidsoverzichten per vak

Welke lessen heb ik gemist?

Studenten zien binnen Academy Attendance bij welke lessen ze zijn geweest en welke lessen ze gemist hebben. Ook zien studenten wat hun commentaar op de lessen en hun beleving van de week is. Op deze manier is Academy Attendance een spiegel voor de student en laat het de student reflecteren op zijn of haar inzet en beleving in en bij de opleiding.

Een student ziet waar die wel (groen) en niet (rood) is geweest.


Vraag een gratis demo aan

Neem contact met ons op via onderstaand formulier om een demo van ons platform
Academy Attendance in te plannen. Wij beantwoorden graag uw vragen en bespreken
de mogelijkheden.



Assessmentplanning

Stroom lijn het proces van het maken van een assessementplanning. In een aantal snelle stappen neemt de software de gebruiker mee om zo een planning te maken. Geen gepuzzel meer in Excel of eindeloze mailtjes met docentbeschikbaarheid. Dit alles geautomatiseerd in Academy Attendance.

Flexibele tijdsloten

Maak flexibele planningen of het nu gaat om tijdsloten per halfuur, uur of hele dag.

Beschikbaarheid uitvragen

Eenvoudig beschikbaarheid uit te vragen zonder in te loggen.

Automatische planner

De planning wordt automatisch voor u gegenereerd rekening houdend met de beschikbaarheid en andere eisen aan de tijdsloten.

Snel handmatig wijzigen

Eenvoudig een docent of moment veranderen is mogelijk later in het proces als dat nodig is.

Automatische controles

Constant worden beperkingen gecontroleerd, zodat u geen onmogelijke planning krijgt of kunt maken.

Eenvoudig te koppelen

Koppel de planning aan bestaande systemen. Zo lezen wij eenvoudig de beschikbaarheid van docenten in, welke vakken er zijn of welke lokalen er beschikbaar zijn.

Hoe werkt het?

1. Bepaalt wat u wilt plannen

Bepaal waarvoor u een planning wilt maken, bijvoorbeeld een assessment of mondeling tentamen. Geef op hoe lang één moment is en hoeveel mogelijkheden er nodig zijn. Bepaal tot slot welke docenten er gepland mogen worden op het assessment.

2. Beschikbaarheid digitaal opvragen

Vraag per mail uit wanneer docenten beschikbaar zijn. Via een link in de mail kunnen zij zonder in te loggen veilig hun beschikbaarheid doorgeven. Ook handig als u externe beoordelaars heeft.

3. Automatisch planning maken

Als de informatie bekend is dan gaat het systeem zelf de best mogelijke planning maken. Hierbij houdt het systeem rekening met de beschikbaarheid, het aantal momenten en de combinaties van beoordelaars.

Customer story

Bij de opleiding IDE van de Haagse Hogeschool wordt Academy Attendance ingezet voor maken van de planning voor assessments. Hierbij vraagt het onderwijsbureau het aantal assessments op, welke docent wat mag beoordelen en welke lokalen er beschikbaar zijn.

Vervolgens maakt de automatische planner een indeling van de momenten van de assessments en welk docentenpaar hier gekoppeld is. Deze gegevens worden doorgezet naar Academy Attendance waar studenten zelf hun assessmentmoment kunnen kiezen.

Beschikbaarheid opvragen

Snel beschikbaarheid invoeren

Beoordelaars (docenten en externen) ontvangen een e-mail met een magic link. Via deze link geven zij eenmalig de beschikbaarheid op.

Er kan gekozen worden om beschikbaarheid voor alle assessmentweken gelijk te hebben of per week uitzonderingen op te geven.

Beschikbaarheid
Beschikbaarheid opgeven

Inzicht in planning

Heb ik alles ingevoerd voor de planning?

U kunt eenvoudig zien of alles gereed is voor de planning. Bij eventuele fouten ziet u welke informatie nog mist, zodat u die snel kunt aanvullen.

Als u alle informatie heeft ingevoerd kunt u op dezelfde pagina direct de automatische planner starten

Voorbeeldbericht van controles
Voorbeeld van de controleberichten

Hoe ziet de planning eruit?

Na de planning kunt u eenvoudig de planning zien en is het ook mogelijk om de activiteiten te verplaatsen. Het systeem waarschuwt als het niet past.

Overzicht geplande assessments
Voorbeeldplanning met in grijs de waarschuwingen

Studenten hun eigen assessment laten kiezen

Hoe kiest een student zijn assessment?

De planning kan met één druk op de knop worden doorgezet naar de inschrijfmodule. Hierin kunnen studenten (van de assessmentgroep) eenvoudig hun eigen assessment kiezen. Zowel de student als de beoordelaar(s) ontvangen een bevestiging en kunnen zich voorbereiden op de assessment.

Het is zelfs mogelijk een MS-Teams link te genereren voor online tijdsloten

Integratie van de inschrijvingsmodule en de bezoekersregistratie
Proces van de inschrijf- en bezoekersregistratiemodule

Voorbeeld assessmentinschrijvingen

Hiernaast is een voorbeeld te zien voor het inschrijving op assessments op verschillende momenten. Studenten kunnen zich inschrijven door op het gewenste assessment te klikken.

Studenten kunnen zelf de beste planning zoeken

Mogelijkheid tot het verbergen van beoordelaars

MS Teams-links kunnen automatisch aangemaakt worden

Inschrijven voor assessments door de student

Meer weten over onze assessmentplanning?

Neem contact met ons op via onderstaand formulier om vrijblijvend een afspraak in te plannen. Wij beantwoorden graag uw vragen en denken met u mee over de mogelijkheden.

Inschrijvingen

Met ons inschrijfsysteem kunnen studenten zich eenvoudig inschrijven op verschillende onderwijsactiviteiten zoals lessen, vakken, evenementen, examens en werkplekken. Alle data wordt real-time verwerkt waardoor studenten altijd een up-to-date beeld hebben van het aantal beschikbare plekken.

Eenvoudig in gebruik

Studenten kunnen zich gemakkelijk inschrijven en docenten kunnen overzichtelijk de inschrijvingen inzien.

Studenten plannen zelf

Studenten kunnen zich met één druk op de knop in- of uitschrijven.

Koppelbaar met bestaande systemen

Integreer Academy Attendance gemakkelijk met uw rooster, LMS en andere systemen.

Automatische communicatie

Stuur automatische berichten naar studenten, docenten en administratie.

Flexibiliteit

Bewerk activiteiten (zoals tijdstip, of maximaal aantal deelnemers) op elk moment wanneer er veranderingen zijn.

Live inzicht

Bekijk op elk moment wie zich voor welke activiteiten heeft ingeschreven en weet wat de huidige en verwachte bezetting is.

Registratieproces

1. Instellen

De inschrijfopties zoals het aantal plaatsen en welke studenten zich mogen inschrijven wordt bepaald.


Inschrijfdetails

2. Communicatie

Verstuur notificaties met informatie over de inschrijvingen naar studenten, docenten en administratie om zo de berichtgeving te automatiseren en standaardiseren.


Notificatie over de inschrijving

3. Inschrijven

Studenten schrijven zich eenvoudig in en uit via Academy Attendance. Studenten kunnen ook gemakkelijk inschrijvingen wijzigen of annuleren binnen het systeem.


Inschrijfdetails


Vraag een gratis demo aan

Neem contact met ons op via onderstaand formulier om een demo van ons platform
Academy Attendance in te plannen. Wij beantwoorden graag uw vragen en bespreken
de mogelijkheden.



Werkplekken reserveren

Met het werkplekreserveringssysteem reserveren studenten en/of medewerkers eenvoudig een werkplek op locatie. Gebruik de webapplicatie op alle devices zoals een mobiele telefoon, tablet of laptop. Op die manier schrijven gebruikers zich eenvoudig in voor een werkplek. Alle reserveringen worden real-time verwerkt waardoor zowel de gebruikers als de beheerders altijd inzicht hebben in het aantal beschikbare werkplekken.

Eenvoudig reserveren

Studenten of medewerkers reserveren met een druk op de knop een werkplek.

Snel zoeken

Gebruikers zoeken eenvoudig de gewenste werkplek op door te filteren op afdeling, tijd, datum of op naam.

Automatische updates

Stuur automatisch notificaties naar gebruikers op het moment dat zij een ruimte gereserveerd of geannuleerd hebben.

Totaaloverzicht

Beheerders zien direct de gemaakte reserveringen terug in het live rooster.

Flexibel ruimtegebruik

Kies als beheerder waar welke werkplekken beschikbaar zijn per dag, wie ze mag reserveren en voor hoe lang.

Meet het gebruik

Houd aanwezigheid bij door middel van een check-in optie op locatie.

In 4 stappen aan de slag

1.
Configureer

Bepaal welke werkplekken te reserveren zijn door welke gebruikers én voor hoe lang. Vanaf wanneer kan er gereserveerd worden.

2.
Communiceer

Communiceer intern naar alle gebruikers dat zij kunnen inloggen en eenvoudig kunnen reserveren.

3.
Reserveer

De gebruiker reserveert eenvoudig een werkplek in de webapplicatie.

4.
Meet

Optioneel kan aanwezigheid bijgehouden worden door middel van een check-in optie op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe reserveert de gebruiker?

  1. De gebruiker logt in
    Via de website logt de gebruiker in met de gebruikelijke inloggegevens van zijn/haar gebruikersaccount (via Single Sign on).
  2. De gebruiker reserveert een werkplek
    De gebruiker kijkt welke werkplekken nog beschikbaar zijn en schrijft zich in voor de gewenste werkplek. De gebruiker kan de gereserveerde werkplek altijd nog annuleren of wijzigen binnen de ingerichte deadlines.
  3. De gebruiker komt naar locatie
    De gebruiker gebruikt de werkplek binnen het gereserveerde tijdslot. Eventuele instructies over de werkplek zijn terug te vinden bij de reservering zoals sleutel af te halen bij de balie.
Live rooster van de aanwezigheid op elke locatie
Snel reserveren en zoeken van ruimtes

Is er ook een overzicht van alle ruimtes?

Hiernaast is een voorbeeld te zien voor het inschrijven op werkplekken in verschillende ruimten. Gebruikers kunnen zich inschrijven door op de gewenste werkplek te klikken.
  • Het aantal beschikbare plaatsen wordt real-time geupdate
  • De locaties en tijden zijn snel te zien
  • Indien gewenst zijn de namen van collega's te zien bij reserveringen
Bezoekersregistratie Dashboard
Overzicht voor de gebruiker met alle ruimtes

Hoe worden mijn ruimtes gebruikt?

Zie via het live rooster in één opslag hoeveel inschrijvingen er per dag zijn. Door op een tijdslot te klikken zien beheerders hoeveel en welke gebruikers zich ingeschreven hebben voor een werkplek.
Bezoekersregistratie Dashboard
rooster met geserveerde / gebruikte ruimtes

Wat kan ik allemaal instellen?

Je kunt het systeem eenvoudig configureren om aan te sluiten bij je eigen ruimtegebruik en reserveringsvoorkeuren
  • Bepaal welke ruimtes per dag te reserveren zijn
  • Ruimte reserveren per dagdeel, per uur en zelfs per 10 minuten is mogelijk
  • Alleen toegang tot ruimtes in bepaalde zones of verdiepingen per gebruiker in te richten
  • Een maand vooruit, of alleen op de dag zelf reserveren
Bezoekersregistratie Dashboard
Mogelijke instellingen

Geïnteresseerd in onze werkplekmodule?

Neem contact met ons op via onderstaand formulier om vrijblijvend een online afspraak in te plannen. Wij beantwoorden graag uw vragen en denken met u mee over de mogelijkheden.

Feedback op onderwijs

MMet de feedbackmodule kunnen studenten eenvoudig feedback geven op onderwijsactiviteiten. De feedback wordt automatisch verwerkt tot overzichten en analytics. Het is ook mogelijk om de data te exporteren voor verdere verwerking. Door de feedbackmodule te integreren met aanwezigheidsadministratie krijgen studenten direct na het bevestigen van de aanwezigheid de feedbackvragen te zien wat zorgt voor significant hogere responsratio's onder studenten.

Eenvoudig in gebruik

De gebruikerservaring voor studenten en docenten is intuïtief en overzichtelijk.

Analytics

Krijg inzicht in de feedback met onze overzichten en analytics.

Koppelbaar met bestaande systemen

Integreer Academy Attendance gemakkelijk met uw rooster, LMS en andere systemen.

Hoge responsratio

Studenten vullen vaker de evaluatievragen in omdat zij deze direct te zien krijgen nadat ze hun aanwezigheid hebben bevestigd.

Verschillende vraagtypes

Maak gebruik van verschillende vraagtypes zodat u per vraag de juiste feedback ontvangt.

Live inzicht

Bekijk op elk moment welke studenten bij welke activiteiten worden verwacht om de huidige en verwachte bezetting te weten.

Vraagtypes

Vraag feedback uit met onderstaande vraagtypes

Open vraag

Studenten kunnen zelf een antwoord typen.

Thumbs up/thumbs down

Studenten geven aan of ze het eens zijn door het duimpje omhoog te geven of oneens zijn door op het duimpje omlaag te klikken

Stelling

Studenten geven op een 5-puntsschaal aan in hoeverre zij het eens zijn met de stelling.

Cijfer

Studenten geven een cijfer als antwoord op de gestelde vraag of stelling.

Voorbeelden

Feedback door studenten

Verschillende vraagtypes in het docentendashboard

Feedback door studenten

Een thumbs up/thumbs down vraag voor de student

Feedback door studenten

Het instellen van nieuwe feedbackvragen

Laat studenten vragen stellen

Betrek studenten meer bij de opleiding door gedurende de onderwijsperiode de studenten de mogelijkheid te geven om zelf vragen te stellen. Zo kan de docent de lesvorm beter laten aansluiten bij de behoefte van de studenten en halen studenten zo het maximale uit het vak.

Feedback vraag door student
Tekstvak waarin studenten hun vraag kunnen stellen

Overzichten en analyses

Academy Attendance genereert direct uitgebreide overzichten en analyses zodat de onderwijsinstelling inzicht krijgt over de feedback. De automatische rapportages kunnen ook gefilterd worden op verschillende parameters zodat u alleen de informatie te zien krijgt die u zoekt. Voor verdere analyse kan de data geëxporteerd worden naar Excel.

Feedback door studenten


Vraag een gratis demo aan

Neem contact met ons op via onderstaand formulier om een demo van ons platform
Academy Attendance in te plannen. Wij beantwoorden graag uw vragen en bespreken
de mogelijkheden.