Hoe aanwezigheidsregistratie en -administratie makkelijker kan

Met Academy Attendance hebben we het doel het onderwijs te verbeteren. Een docent, coördinator of studentenadministratie moet daarom zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Met Academy Attendance zorgen we dat de aanwezigheidsadministratie zo min mogelijk tijd kost en dat de student, docent en administratie meer inzicht krijgt in het onderwijs. In deze blog beschrijven we drie voorbeelden hoe onze klanten tijd besparen met Academy Attendance.

Snelle registratie voor een rustigere les

ExamIT op HO-link 2017
Screenshot van Academy Attendance: studenten kunnen zich snel registreren en krijgen direct feedback dat ze aangemeld zijn.

Aanwezigheidsregistratie vindt nu veelal plaats op papier, waarbij de docent zelf afvinkt of het blaadje laat rond gaan langs de collegebanken. Bij een hoorcollege met 150 studenten kan dit wel een kwartier duren voordat de lijst door de zaal is gegaan, met de nodige verstoring tot gevolg.

Door studenten zelf hun aanwezigheid te laten registreren in Academy Attendance, zijn alle studenten binnen 1 minuut geregistreerd. Hierdoor is de sfeer bij het hoorcollege rustiger, wat de kwaliteit van de les ten goede komt.

Discussies over aanwezigheid voorkomen

Wij zien geregeld dat het dagen, zo niet weken, duurt voordat de student weet of hij/zij aanwezig is geregistreerd bij een les. Het blaadje moet van de docent naar de administratie, die het vervolgens na een week verwerkt en eens per periode de resultaten publiceert in het studentinformatiesysteem.

Door transparant te zijn over aanwezigheid voorkom je 90% van de discussies.

Binnen Academy Attendance kan een student altijd de actuele stand van zaken zien betreffende de status bij de les. Mocht de les aangemerkt zijn als verplicht onderwijs, dan krijgt de student direct een notificatie als hij/zij afwezig is. Hierin staat ook wanneer hij/zij de les kan inhalen.

Opleidingen kunnen ook een tijdslimiet stellen waarbinnen studenten bezwaar kunnen maken. Dit heeft twee grote voordelen. Een docent kan zich nog herinneren of de student daadwerkelijk aanwezig was, de les is immers net geweest. Daarnaast is de administratie altijd up-to-date en weet een student of hij nog aan zijn aanwezigheidsplicht kan voldoen.

Altijd inzicht in welke lessen de student nog moet volgen

Aanwezigheidsverplichting komt in vele verschillende vormen voor. Zo zijn er praktijklessen waarbij er maar een beperkte hoeveelheid materialen of werkplekken beschikbaar zijn, waardoor deze lessen gedurende het hele jaar in kleine groepen geroosterd worden. Dat maakt het lastig om bij te houden welke studenten deze nu al gevolgd hebben en welke studenten de les nog moeten volgen.

Het is meteen in te zien welke studenten die ene praktijkles nog moeten inhalen.

Binnen Academy Attendance kan eenvoudig worden aangegeven welk onderwijs verplicht is en aan welke condities een student moet voldoen. Bovendien is per student de voortgang makkelijk in te zien. Zo ziet de student gelijk welke verplichtigen hij of zij allemaal heeft en of deze behaald zijn. De administratie kan op ieder moment zien welke studenten wel of niet hebben voldaan en er bijvoorbeeld voor zorgen dat er genoeg (herkansings)plaatsen beschikbaar zijn.

Met Academy Attendance zorgen we dat de docenten en onderwijsadministratie hun tijd kunnen inzetten waar het voor bedoeld is: het onderwijs. Daarnaast krijgen zij beter inzicht in de trends in opkomst, bezetting van lokalen en studievoortgang.

Benieuwd hoe dit in de praktijk wordt toegepast? We organiseren op vrijdag 19 januari 2018 de gebruikersdag. Zie voor meer informatie: http://academy-attendance.nl/user-day

Share