Aanwezigheidsregistratie in tijden van online en hybride onderwijs

Inmiddels raken we steeds meer gewend aan het online onderwijs en de organisatorische veranderingen die hierbij komen kijken. Het kan echter lastig blijven om bepaalde uitdagingen, zoals kwaliteitszorg of de flexibilisering van het onderwijs goed te regelen met de huidige IT-infrastructuur. Een andere veelvoorkomende uitdaging in het online onderwijs is het bijhouden van de aanwezigheid van studenten.

Het bijhouden van de aanwezigheid van studenten is in tijden van het online onderwijs minstens net zo belangrijk als bij het fysieke onderwijs. Het onderwijs op afstand maakt het moeilijker voor docenten om de studentenbetrokkenheid in te zien, te meten en op peil te houden. Door de aanwezigheid consistent te registreren krijg je als onderwijsinstelling inzicht in aanwezigheidstrends die ingezet kunnen worden om het onderwijs en studentensucces te verhogen. Anderzijds biedt aanwezigheidsregistratie ook meerwaarde voor de student. Wanneer de student inziet of hij/zij op schema loopt met de aanwezigheidsdoelen en hiervan op de hoogte wordt gehouden zal de student zich meer betrokken voelen bij de opleiding.

Afhankelijk per studie volgen studenten gedeeltelijk of volledig online onderwijs

Het kan echter lastig zijn om in het online onderwijs de aanwezigheidsregistratie eenvoudig en overzichtelijk uit te voeren. Waar videoconferentiesoftware systemen nu wel steeds vaker een extensie aanbieden om de aanwezigheid te registreren laat dit echter vaak te wensen over. Zo kan er doorgaans alleen per losse activiteit een Excel uitdraai worden gemaakt van de aanwezigheid. Hierdoor komen de verschillende lessen van een vak niet in één centraal bestand te staan wat onoverzichtelijk is en wat voor veel handmatig werk zorgt.

Hiernaast wordt bij hybride onderwijs aanwezigheid voor de online lessen vaak op een andere manier bijgehouden dan bij de fysieke lessen. Het hanteren van twee verschillende registratiesystemen maakt het ingewikkeld om de totale aanwezigheid van de studenten op één plek te bundelen.

Waar moet een aanwezigheidssysteem over beschikken?

Om deze uitdagingen aan te pakken biedt het implementeren van een centraal een digitaal aanwezigheidssysteem in veel gevallen de oplossing. Door de jaren heen zijn we met veel verschillende onderwijsinstellingen in gesprek gegaan om in kaart te brengen wat de belangrijkste eisen zijn voor een gedegen aanwezigheidsregistratiesysteem. Hieronder zijn de belangrijkste eisen op een rijtje gezet:

  • De aanwezigheid van alle verschillende werk- en lesvormen moeten samenkomen in één centraal systeem.
  • De aanwezigheid moet automatisch worden verwerkt. Dus er moet geen administratiemedewerker zijn die in een Excel sheet handmatig alle aanwezigheid moet invoeren en bij elkaar op moet tellen.
  • Het systeem moet beschikken over overzichten en filters zodat docenten en de administratie eenvoudig de data kunnen vinden waar zij naar op zoek zijn.
  • Studenten moeten zelf inzicht hebben in hun aanwezigheid.
  • Trends in aanwezigheid ratio's moeten inzichtelijk worden gemaakt.
  • Er dienen verschillende registratiemethodes te zijn aangezien verschillende lesvormen vragen om verschillende aanwezigheidsregistratie methodes.
  • De data moet real-time worden verwerkt zodat er altijd een up-to-date beeld is van de aanwezigheid.
  • De bovenstaande functionaliteiten hebben we geïntegreerd in één centraal aanwezigheidsregistratiesysteem, namelijk Academy Attendance. Naast dat het aanwezigheidsregistratiesysteem tijd en kostenbesparend is voor de onderwijsinstelling, hebben we er voor gezorgd dat het gebruiksvriendelijk is voor zowel de administratie als voor docenten en studenten.

    Online onderwijs maakt het lastiger om zicht te houden op de ontwikkeling van studenten

    Zoals eerder aangegeven in deze blog kan aanwezigheidsregistratie helpen om inzicht te krijgen in de studentenbetrokkenheid en de studentenbetrokkenheid te verbeteren. Met Academy Attendance ondersteunen we dit proces door analytics aan te bieden van de aanwezigheid. Hierdoor kan de onderwijsinstelling in één oogopslag de trends in aanwezigheidsratios ontdekken. Hiernaast heeft elke student ook zijn eigen omgeving met zijn/haar aanwezigheidsdata. Deze twee functionaliteiten in combinatie met het real-time verwerken van alle data in Academy Attendance stelt docenten in staat om tijdig contact op te nemen met studenten om ze te betrekken bij hun ontwikkeling. Aangezien zowel de docent als student inzicht hebben in de aanwezigheid voorkom je onnodige discussies met de student doordat je transparant kan zijn over de aanwezigheidsregistratie.

    Academy Attendance biedt ook andere tools aan om de studentenbetrokkenheid te vergroten. Benieuwd welke andere tools beschikbaar zijn binnen Academy Attendance? Klik dan hier voor meer informatie.
    Share