Drie tips om tentamenregistratie makkelijker te maken

Op 15 en 16 juni waren wij aanwezig op de HO-Link conferentie, de conferentie voor alle nieuwste ontwikkelingen rondom onderwijs, studentenadministratie en onderwijslogistiek voor het Hoger Onderwijs. Hier lanceerden we samen met Omnicard ExamIT.
De administratie rondom het afnemen van tentamens en toetsen gebeurt in het hoger onderwijs veelal handmatig en analoog. ExamIT is een geïntegreerde oplossing die de registratie bij het afnemen van toetsen faciliteert en de administratie makkelijk maakt, en waar mogelijk automatiseert. In deze blog gaan we in op drie casussen die wij veel tegenkomen bij examenregistratie en -administratie en hoe ExamIT hiermee omgaat.

1. Een student is niet ingeschreven voor de toets, maar komt wel opdagen bij de toets. Hoe gaan we hiermee om?
De deelnemers gaven tijdens de conferentie aan dat zij dit veel zien en het als volgt oplossen: De presentie wordt tijdens de toets gecontroleerd, hierdoor is de student al aan de toets begonnen, terwijl dat niet de bedoeling was. Het dan nog ontzeggen van de toegang stoort de overige studenten, wordt moeilijker en zorgt voor vervelende situaties.

ExamIT: Door het scannen van de studentenkaart wordt het mogelijk om de studenten al bij binnenkomst te controleren. Door de koppeling met de inschrijving is heel snel bekend of de student hier hoort te zitten.

ExamIT op HO-link 2017
ExamIT gepresenteerd op HO-link 2017 in Noordwijkerhout.

2. Hoe weten we of het aantal studenten dat op de presentielijst staat overeenkomt met de ingeleverde tentamens?
Het is van belang dat het aantal ingeleverde tentamens exact overeenkomst met het aantal studenten dat op de presentielijst staat. Nu dienen studenten of de surveillant ieder tentamen af te tekenen op de ingevulde presentielijst en achteraf te tellen.

ExamIT: Door studenten te laten “uitchecken” als zij hun tentamen inleveren wordt dit automatisch bijgehouden. De surveillanten zien direct wie wel en wie niet het tentamen heeft ingeleverd, als de aantallen overeenkomen heeft iedereen zijn of haar tentamen ingeleverd. Als dit niet het geval is, zijn zowel de surveillant als de examenorganisatie hiervan gelijk op de hoogte en kunnen zij hier naar handelen.

3. Hoe zorgen we ervoor dat de presentielijst bij docenten komt en worden gearchiveerd?
Veel gehoord is de distributie en verzameling van de gegevens op de papieren lijsten. Docenten hebben deze nodig om te controleren of ze alle tentamens hebben nagekeken en alle cijfers hebben ingevoerd. Daarna moet dit weer terug naar de administratie en opgeslagen worden in het archief. Er bestaat een reëel risico dat een lijst beschadigd, kwijt raakt of aangepast wordt.

ExamIT: Door de gegevens direct digitaal op te slaan en beschikbaar te maken voor de juiste betrokkenen hoeft deze informatie niet meer fysiek overgedragen worden. Tevens kan ExamIT als digitaal archief dienen: snel doorzoekbaar en veilig bewaard.

Tijdens HO-link werd duidelijk dat digitale registratie en administratie het toetsproces voor alle betrokkenen kan verbeteren. Mocht je zelf nog een casus hebben waarvan je benieuwd bent hoe wij deze kunnen oplossen neem contact op via info@examit.nl.

Meer informatie over ExamIT op www.examit.nl.

Share